Par Chantal Lavoie, Directrice générale de Coginov

La réalisation d’un tel projet nécessite une approche méthodique et respectueuse de la confidentialité. Voici une démarche générale que vous pourriez suivre :

1. Comprendre la législation et les réglementations : Familiarisez-vous avec les lois et réglementations en matière de protection des données personnelles dans votre région. Cela pourrait inclure des lois telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD) dans l’Union européenne, ou des lois nationales sur la confidentialité.
2. Identification des responsabilités : Identifiez les parties prenantes et les responsables de la gestion des données personnelles dans la municipalité. Cela peut inclure les départements des technologies de l’information, des ressources humaines et d’autres services qui collectent et traitent des données.
3. Inventaire des sources de données : Recensez toutes les sources potentielles de données personnelles au sein de la municipalité. Cela pourrait inclure des bases de données, des formulaires papier, des applications en ligne, des caméras de surveillance, etc.
4. Classification des données : Classez les données en fonction de leur nature (personnelles, sensibles, etc.) et de leur finalité (RH, services publics, etc.).
5. Cartographie des flux de données : Identifiez comment les données circulent au sein de la municipalité, de leur collecte à leur stockage et leur utilisation ultérieure.
6. Évaluation des risques : Évaluez les risques associés à la collecte, au stockage et au traitement des données personnelles. Cela pourrait inclure des risques liés à la sécurité, à la confidentialité et à la conformité réglementaire.
7. Mise en place de mesures de protections : Développez et mettez en œuvre des mesures de protection des données pour minimiser les risques identifiés. Cela peut inclure des protocoles de sécurité, des politiques de confidentialité et des formations pour le personnel.
8. Documentation : Documentez toutes les étapes du processus, y compris les mesures prises pour assurer la protection des données. Cela peut être essentiel pour démontrer la conformité aux réglementations en vigueur.
9. Communication et sensibilisation : Communiquez avec les parties prenantes, le personnel et les citoyens pour les informer des mesures prises pour protéger leurs données personnelles. Sensibilisez le personnel à l’importance de la confidentialité des données.
10. Audit et mise à jour continue : Réalisez des audits réguliers pour vous assurer que les pratiques en matière de protection des données restent efficaces. Mettez à jour vos procédures en fonction des changements législatifs ou technologiques.

Il est recommandé de travailler en collaboration avec des experts en protection des données ou des consultants juridiques pour garantir la conformité et la sécurité des processus. C’est ici que nous entrons en scène. Coginov offre une solution complète pour vous aider à atteindre vos objectifs en matière de protection des données. Voici comment nous pouvons vous assister :

1. Identification et localisation des données personnelles : Utilisation de nos outils avancés pour identifier et localiser toutes les données personnelles détenues par la ville, qu’elles soient stockées électroniquement ou sous forme de documents papier.
2. Évaluation du volume et des types de données : Analyse approfondie pour évaluer le volume et les types de données personnelles collectées et stockées, vous permettant ainsi de mieux comprendre l’étendue de votre inventaire.
3. Identification des risques : Examen exhaustif des processus de collecte, de stockage et d’utilisation des données personnelles pour identifier les risques. Cela contribue à renforcer la sécurité et la conformité de vos pratiques.
4. Cartographie des flux de données : : Développement d’une carte détaillée des flux de données personnelles au sein de votre organisation, offrant une visualisation claire du parcours de ces données tout au long de leur cycle de vie.
5. Recommandations pour la conformité : Fourniture de recommandations spécifiques visant à améliorer la conformité de votre organisation aux réglementations sur la protection des données, notamment la loi 25. Ces recommandations sont conçues pour renforcer vos pratiques de gestion des données.

L’approche de Coginov est guidée par une expertise approfondie en matière de protection des données et s’inscrit dans le respect des normes légales et réglementaires en vigueur. Nous nous engageons à vous accompagner dans la mise en place de pratiques robustes et sécurisées pour assurer la protection des données personnelles au sein de votre municipalité. Voici quelques pratiques dans lesquelles Coginov peut vous accompagner :

• Élaboration et mise en place d’une méthodologie exhaustive visant à identifier et localiser toutes les données personnelles détenues par la ville.
• Collecte et analyse méticuleuse de données issues de diverses sources, incluant bases de données, applications et dossiers papier.
• Classification minutieuse des données en fonction de leur nature et de leur degré de sensibilité.
• Évaluation approfondie du fondement juridique de la collecte et du stockage des données, assurant une conformité aux normes en vigueur.
• Identification précise des risques inhérents à la collecte, au stockage et à l’utilisation des données personnelles.
• Élaboration d’une cartographie des données, illustrant de manière claire le cheminement des données personnelles au sein de l’organisation municipale.
• Formulation de recommandations stratégiques visant à renforcer la conformité de la ville aux réglementations sur la protection des données,
  notamment la loi 25.
• Dispensation de formations dédiées au personnel municipal, axées sur la protection des données et la gestion adéquate des données personnelles.

Avec Coginov, bénéficiez d’une approche méthodique et spécialisée pour garantir la conformité aux normes de protection des données, tout en renforçant la sensibilisation et les compétences au sein de votre équipe municipale.

L’équipe de Coginov détient une expérience démontrée dans la réalisation d’inventaires et de cartographies de données personnelles, une compréhension des réglementations sur la protection des données, telles que le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et la loi 25 au Québec. Nous détenons également la capacité à développer et mettre en œuvre une méthodologie complète de découverte des données. Notre expérience s’appuie sur des exemples concrets réalisés au sein d’organismes publics et municipaux ainsi que dans le secteur privé.