Par Chantal Lavoie, Directrice générale chez Coginov 

Il est essentiel d’avoir un système de gestion intégrée des documents qui permet l’identification des données personnelles et sensibles pour plusieurs raisons :

1. Conformité aux lois et régulations : De nombreuses lois et régulations en matière de protection des données, telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’Union européenne, exigent que les organisations identifient et protègent les données personnelles et sensibles de manière appropriée. Un système de gestion intégrée des documents qui permet l’identification de ces données permet à l’organisation de se conformer à ces exigences légales et réglementaires. 
2. Confidentialité et protection des données : Les données personnelles et sensibles, telles que les informations sur les clients, les employés, les partenaires commerciaux, etc., peuvent être sensibles et nécessitent une protection appropriée pour éviter tout accès non autorisé ou toute utilisation abusive. Un système de gestion intégrée des documents qui permet l’identification de ces données permet de mettre en place des mesures de sécurité appropriées, telles que la gestion des droits d’accès, la classification des documents sensibles, et la surveillance des activités des utilisateurs pour protéger ces données contre tout accès non autorisé.
3. Gestion des risques : L’identification des données personnelles et sensibles dans un système de gestion intégrée des documents permet à l’organisation de mieux comprendre les types de données qu’elle détient, où elles sont stockées, comment elles sont utilisées, et qui y a accès. Cela permet de mieux gérer les risques associés à la confidentialité et à la sécurité des données, d’identifier les éventuelles lacunes dans les mesures de protection mises en place, et de prendre des mesures appropriées pour minimiser ces risques.
4. Gestion des consentements et des droits des personnes concernées : Un système de gestion intégrée des documents qui permet l’identification des données personnelles permet de gérer efficacement les consentements et les droits des personnes concernées, conformément aux exigences légales et réglementaires. Cela inclut la gestion des consentements pour la collecte, l’utilisation et la conservation des données personnelles, ainsi que la gestion des droits d’accès, de rectification, de suppression, de portabilité, etc., des personnes concernées.
5. Gestion des incidents de sécurité et des violations de données : En identifiant les données personnelles et sensibles dans un système de gestion intégrée des documents, l’organisation est mieux préparée à gérer les incidents de sécurité et les violations de données, le cas échéant. Cela permet de prendre rapidement des mesures correctives, d’informer les personnes concernées et les autorités compétentes, et de minimiser les impacts potentiels sur la confidentialité et la sécurité des données.
   
   

   En résumé, l’identification des données personnelles et sensibles dans un système de gestion intégrée des documents est essentielle pour se conformer aux lois et régulations en matière de protection des données, assurer la confidentialité et la sécurité des données, gérer les risques, et respecter les droits des personnes concernées.