Par Lucie Bélanger, archiviste séniore et gestionnaire de produits chez Coginov 

Le choix d’un système de gestion de collections muséales peut être complexe et dépendre des besoins spécifiques de chaque institution. Voici quelques critères clés à prendre en compte lors de la sélection d’un système de gestion de collections muséales : 

1. Fonctionnalités : Le système doit offrir les fonctionnalités nécessaires pour gérer efficacement les collections muséales, telles que la gestion des objets, la gestion des emplacements, la gestion des prêts, la gestion des expositions, la gestion des droits d’auteur, la gestion des images, la gestion des rapports, etc. Il est important d’évaluer attentivement les fonctionnalités offertes par le système et de s’assurer qu’elles répondent aux besoins spécifiques de l’institution. 
2. Adaptabilité : Le système doit être adaptable et personnalisable pour répondre aux besoins spécifiques de l’institution, de ses collections et de ses workflows. Il devrait permettre la configuration de champs personnalisés, de modèles de données, de workflows de travail et de rapports, afin de pouvoir être adapté à la structure et aux besoins de l’institution.
3. Intégration : Le système doit pouvoir s’intégrer facilement avec d’autres systèmes et outils utilisés dans l’institution, tels que les systèmes de gestion financière, les systèmes de gestion des membres, les systèmes de gestion des expositions, etc. Une intégration fluide avec les autres systèmes utilisés dans l’institution peut améliorer l’efficacité des workflows et la gestion globale des collections.
4. Conviviabilité : L’interface utilisateur du système doit être conviviale et facile à utiliser pour les utilisateurs de différents niveaux de compétence. Un système convivial peut faciliter l’adoption du système par les utilisateurs, réduire les erreurs de saisie de données et améliorer la productivité globale de l’institution.
5. Sécurité : La sécurité des données est un critère essentiel dans la gestion des collections muséales, notamment en ce qui concerne la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données. Le système doit offrir des fonctionnalités de sécurité robustes, telles que l’authentification des utilisateurs, les autorisations d’accès basées sur les rôles, la sauvegarde des données, la gestion des droits d’auteur, etc.
6. Support technique et mises à jour : Le fournisseur du système doit offrir un support technique solide, notamment en matière de formation, d’assistance et de mises à jour régulières du logiciel. Il est important de s’assurer que le fournisseur est fiable et peut fournir un soutien technique en cas de besoin. 
7. Coût : Le coût du système, y compris les coûts de licence, les coûts de mise en œuvre, les coûts de maintenance et les coûts de support, doit être pris en compte dans la sélection d’un système de gestion de collections muséales. Il est important d’évaluer les coûts à court et à long terme, ainsi que le rapport coût-efficacité du système.
   
   

   Il est également recommandé de consulter les références d’autres institutions muséales qui utilisent déjà le système envisagé, de demander des démonstrations et de réaliser des tests pour évaluer la convivialité et la performance du système. N’hésitez pas à nous demander des références!