Par Lucie Bélanger, archiviste séniore et gestionnaire de produits chez Coginov 

L’identification des renseignements personnels contenus dans les documents électroniques d’une organisation, y compris les courriels, peut être un processus complexe et nécessite souvent une analyse minutieuse et attentive. Les documents électroniques peuvent contenir une grande variété de types d’information, dont certains peuvent être considérés comme des renseignements personnels en vertu des lois et réglementations sur la protection des renseignements personnels. 

Voici quelques défis potentiels liés à l’identification des renseignements personnels dans les documents électroniques : 

1. Diversité des types de documents : Les documents électroniques peuvent prendre différentes formes, tels que des courriels, des fichiers texte, des fichiers PDF, des feuilles de calcul, des présentations, etc. Chaque type de document peut contenir différents types d’information et peut nécessiter des méthodes d’identification spécifiques.
2. Volume élevé de données : Les organisations peuvent générer et stocker d’énormes quantités de données électroniques, y compris les courriels. L’identification des renseignements personnels dans cette masse de données peut être chronophage et nécessiter des outils ou des méthodes automatisées pour gérer efficacement le volume.
3. Variabilité des formats et des structures : Les documents électroniques peuvent varier considérablement en termes de formats, de structures et de dispositions. Certains documents peuvent être structurés de manière claire, tandis que d’autres peuvent être plus complexes avec des informations disséminées dans différents champs, balises ou sections du document.
4. Sensibilité contextuelle : L’identification des renseignements personnels peut souvent dépendre du contexte dans lequel les informations sont utilisées. Par exemple, une adresse électronique peut être considérée comme un renseignement personnel si elle est utilisée dans un certain contexte, mais peut ne pas l’être dans un autre contexte. L’interprétation appropriée du contexte peut être nécessaire pour déterminer si une information est un renseignement personnel ou non.
5. Évolution des lois et des normes : Les lois et réglementations sur la protection des renseignements personnels évoluent constamment, et il peut être difficile de suivre les changements et de s’assurer que les méthodes d’identification utilisées sont à jour et conformes aux dernières exigences légales et normatives.
    

En somme, l’identification des renseignements personnels dans les documents électroniques d’une organisation, y compris les courriels, peut être un processus complexe qui nécessite une compréhension approfondie des lois et réglementations sur la protection des renseignements personnels, ainsi que des outils, des méthodes et des compétences appropriées pour effectuer cette tâche avec précision et diligence. Il est important de mettre en place des politiques, des procédures et des formations appropriées pour s’assurer que les renseignements personnels sont identifiés et gérés conformément aux lois et réglementations applicables. 

Notre produit QoreAudit est un outil puissant qui fournit une vue complète des actifs informationnels d’une organisation, peu importe la provenance des documents.  De plus, grâce à sa grande précision et ses calculs à la fine pointe, il permet d’identifier les renseignements personnels contenus dans chaque document, de les catégoriser et d’établir un degré de dangerosité pour chaque document en fonction de son contenu. Cela permet ensuite aux organisations d’adopter un plan d’action adéquat pour effectuer la gestion de ces documents.