Par Irina Buian, Archiviste chez Coginov

Avoir des doublons de documents électroniques peut représenter un risque pour une organisation pour plusieurs raisons : 

1. Gestion inefficace des données : Les doublons de documents électroniques peuvent entraîner une gestion inefficace des données au sein de l’organisation. Ils peuvent causer de la confusion et de l’ambiguïté, car les employés peuvent ne pas savoir quelle version d’un document est la plus récente ou là plus à jour. Cela peut entraîner des erreurs, des retards et des pertes de temps dans la recherche et la récupération des informations nécessaires, ce qui peut compromettre la productivité et l’efficacité de l’organisation. 
   
2. Risques de non-conformité : Les doublons de documents électroniques peuvent entraîner des risques de non-conformité aux lois et régulations applicables en matière de protection des données. Si des copies inutiles de documents contenant des renseignements personnels ou d’autres données sensibles sont conservées sans nécessité, cela peut augmenter les risques de fuites, de pertes ou de divulgation non autorisée de ces données sensibles, ce qui peut entraîner des sanctions financières et des atteintes à la réputation de l’organisation. 
   
3. Coûts de stockage et de gestion : Les doublons de documents électroniques peuvent augmenter les coûts de stockage et de gestion des données pour une organisation. En effet, chaque copie supplémentaire d’un document nécessite de l’espace de stockage sur les serveurs, les disques durs ou les systèmes de sauvegarde, ainsi que du temps et des efforts pour les gérer, les organiser et les maintenir à jour. Cela peut entraîner des coûts inutiles en matière d’infrastructure informatique, de stockage de données et de main-d’œuvre, ce qui peut impacter les ressources financières et humaines de l’organisation. 
4. Risques de sécurité : Les doublons de documents électroniques peuvent également représenter des risques de sécurité pour une organisation. Plus il y a de copies d’un document, plus il y a de points d’accès potentiels pour des cyberattaques ou des violations de données. Si les doublons ne sont pas gérés de manière appropriée, ils peuvent augmenter les risques de vol, de manipulation ou de suppression non autorisée de données sensibles, ce qui peut causer des dommages à la confidentialité, à l’intégrité et à la disponibilité des données de l’organisation.
5. Difficultés dans la gestion du cycle de vie des documents : Les doublons de documents électroniques peuvent compliquer la gestion du cycle de vie des documents au sein de l’organisation. Ils peuvent rendre difficile la gestion des versions, la mise à jour, l’archivage et la suppression appropriée des documents, ce qui peut entraîner des lacunes dans la gouvernance de l’information et la conformité aux politiques et procédures de l’organisation.

Il est donc important pour une organisation de mettre en place des politiques et des procédures de gestion des documents électroniques efficaces, incluant la suppression régulière des doublons inutiles, pour minimiser les risques associés à la duplication de documents électroniques. 

Notre produit QoreAudit est un outil puissant qui fournit une vue complète des actifs informationnels d’une organisation, peu importe la provenance des documents.  De plus, grâce à sa grande précision et ses calculs à la fine pointe, il permet d’identifier les renseignements personnels contenus dans chaque document, de les catégoriser et d’établir un degré de dangerosité pour chaque document en fonction de son contenu. Cela permet ensuite aux organisations d’adopter un plan d’action adéquat pour effectuer la gestion de ces documents.