Par Annick Lapointe, archiviste séniore et analyste de données, Experte de solution chez Coginov 

Un système de gestion des collections muséales doit avoir une composante de gestion documentaire importante avec des fonctionnalités avancées pour plusieurs raisons, notamment en ce qui concerne le classement de documents, le logiciel de gestion documentaire et la gestion de documents :

1. Documentation complète des objets de collection et gestion de documents : Les musées sont responsables de la documentation complète des objets de leur collection, y compris les informations sur leur provenance, leur histoire, leur état de conservation, etc. Un système de gestion des collections muséales avec une composante de gestion documentaire, favorisant le classement de documents, permet de stocker et de gérer efficacement ces informations pour chaque objet de collection de manière organisée, structurée et accessible.
2. Suivi des mouvements et des emplacements avec un logiciel de gestion documentaire : Un système de gestion des collections muséales doit permettre de suivre les mouvements des objets de collection, y compris les prêts, les transferts, les retours, etc. La gestion documentaire intégrée dans le système, incluant un logiciel de gestion documentaire, permet de stocker et de gérer les documents associés à ces mouvements, tels que les contrats de prêt, les documents de transfert, les rapports d’état, etc.
3. Conservation des informations historiques avec un système de gestion documentaire : Les musées sont souvent responsables de la conservation des informations historiques liées à leurs objets de collection. Un système de gestion des collections muséales avec une composante de gestion documentaire avancée, intégrant la gestion de documents, permet de stocker et de gérer ces informations historiques, y compris les photographies, les correspondances, les rapports de recherche, etc., pour les préserver et les rendre accessibles aux chercheurs, aux conservateurs et aux autres parties intéressées.
4. Gestion des droits d’auteur avec un logiciel de gestion documentaire : Les musées peuvent détenir des droits d’auteur sur certaines œuvres de leur collection, ou être tenus de respecter les droits d’auteur d’autres parties. Un système de gestion des collections muséales avec une composante de gestion documentaire, intégrant un logiciel de gestion documentaire, peut permettre de gérer les informations sur les droits d’auteur, les licences d’utilisation, les restrictions et les autorisations associées aux objets de collection et aux documents connexes.
5. Recherche et diffusion des informations avec la gestion de documents : Les musées sont souvent impliqués dans la recherche et la diffusion des informations sur leurs collections, que ce soit pour des chercheurs, des conservateurs, des étudiants, des membres du public, etc. Un système de gestion des collections muséales avec une composante de gestion documentaire avancée, favorisant la gestion de documents, permet de rechercher, récupérer et diffuser efficacement les informations sur les objets de collection et les documents associés, facilitant ainsi la recherche et la diffusion des connaissances.

En somme, une composante de gestion documentaire avancée dans un système de gestion des collections muséales permet de stocker, gérer, conserver, rechercher et diffuser efficacement les informations liées aux objets de collection, aux mouvements, aux droits d’auteur, à la recherche et à la diffusion des connaissances, contribuant ainsi à une gestion complète, organisée et accessible des collections muséales.