Par Hayat Medjdoub, Chargée de projets, Formatrice et Archiviste chez Coginov 

Une formatrice d’expérience peut apporter plusieurs forces importantes lors de la mise en place d’un système de gestion de l’information. Quelques-unes des forces clés d’une formatrice d’expérience sont les suivantes : 

1. Connaissance approfondie du système : Une formatrice d’expérience possède une connaissance approfondie du système de gestion de l’information qui sera mis en place. Elle maîtrise les fonctionnalités, les workflows, les processus et les meilleures pratiques associées au système, ce qui lui permet de fournir des informations précises et détaillées aux utilisateurs. 
2. Expérience pratique : Une formatrice d’expérience a souvent une expérience pratique de l’utilisation du système dans un contexte réel. Elle a pu travailler avec le système dans des situations concrètes et peut partager des exemples concrets d’utilisation, des cas d’utilisation réels et des scénarios pratiques, ce qui rend la formation plus pertinente pour les utilisateurs.
3. Capacité de communication : Une formatrice d’expérience possède d’excellentes compétences en communication. Elle est capable de transmettre clairement et efficacement les informations sur le système de gestion de l’information aux utilisateurs, que ce soit lors de présentations, de démonstrations ou d’échanges individuels. Elle peut adapter son style de communication en fonction des besoins et du niveau de compréhension des utilisateurs, ce qui facilite l’apprentissage. La rétroaction contribue à une meilleure compréhension de la matière et permet à la formatrice d‘ajuster son enseignement.
4. Capacité d’adaptation : Une formatrice d’expérience est capable de s’adapter aux différents besoins des utilisateurs. Elle comprend que les utilisateurs peuvent avoir des niveaux de compétence et d’expérience variés, et elle peut adapter son approche de formation en conséquence. Elle est également capable de s’adapter à d’éventuels changements dans le système ou les processus associés, et d’apporter des mises à jour à la formation en conséquence.
5. Orientation vers les résultats : Une formatrice d’expérience est orientée vers les résultats. Elle comprend que l’objectif de la formation est d’assurer que les utilisateurs sont en mesure d’utiliser efficacement le système de gestion de l’information dans leur travail quotidien, et elle met l’accent sur l’atteinte de cet objectif. Elle peut mesurer l’efficacité de la formation en évaluant la compréhension et la compétence des utilisateurs, et en apportant les ajustements nécessaires pour garantir la réussite de la formation.
6. Capacité de résolution de problèmes : Une formatrice d’expérience est capable de résoudre rapidement et efficacement les problèmes qui peuvent survenir pendant la formation. Elle peut répondre aux questions des utilisateurs, résoudre les problèmes techniques, et aider les utilisateurs à surmonter les défis potentiels associés à l’utilisation du système de gestion de l’informationIl est donc important pour une organisation de mettre en place des politiques et des procédures de gestion des documents électroniques efficaces, incluant la suppression régulière des doublons inutiles, pour minimiser les risques associés à la duplication de documents électroniques. 

   
   Notre produit QoreAudit est un outil puissant qui fournit une vue complète des actifs informationnels d’une organisation, peu importe la provenance des documents.  De plus, grâce à sa grande précision et ses calculs à la fine pointe, il permet d’identifier les renseignements personnels contenus dans chaque document, de les catégoriser et d’établir un degré de dangerosité pour chaque document en fonction de son contenu. Cela permet ensuite aux organisations d’adopter un plan d’action adéquat pour effectuer la gestion de ces documents