Par Annick Lapointe, Archiviste séniore, Analyste de données, et Experte en solution chez Coginov 

Il est essentiel d’avoir un logiciel de gestion documentaire qui puisse gérer à la fois les archives historiques, les collections muséales et les documents d’une institution muséale pour plusieurs raisons :

1. Conservation intégrée de l’information avec un logiciel de gestion documentaire : Les archives historiques, les collections muséales et les documents d’une institution muséale sont souvent étroitement liés et contiennent des informations complémentaires. Un logiciel de gestion documentaire permet de conserver l’information de manière cohérente et intégrée, en facilitant le classement de documents, la recherche, la récupération et l’utilisation des informations associées à ces différentes sources.
2. Accessibilité et partage de l’information avec la gestion de documents : Un logiciel de gestion documentaire permet de centraliser et de rendre accessible l’information à travers différentes sources, ce qui facilite le partage de l’information entre les différents départements ou équipes au sein de l’institution muséale. Cela favorise la collaboration, la recherche et la diffusion des connaissances au sein de l’institution, contribuant ainsi à une meilleure gestion de documents.
3. Gestion efficace des ressources avec un logiciel de gestion documentaire : La gestion des archives historiques, des collections muséales et des documents d’une institution muséale implique souvent la gestion de ressources telles que le temps, le personnel, les budgets, etc. Un logiciel de gestion documentaire permet d’optimiser la gestion de ces ressources en évitant la duplication des efforts, en facilitant le classement de documents, la coordination et la planification des activités, et en permettant une gestion efficace des tâches et des responsabilités associées à la gestion de ces différentes sources d’information.
4. Conformité réglementaire avec la gestion de documents : Les institutions muséales sont souvent soumises à des réglementations et des normes spécifiques en matière de gestion des archives historiques, des collections muséales et des documents. Un système de gestion documentaire peut permettre de s’assurer de la conformité à ces réglementations en mettant en place des fonctionnalités de suivi, de gestion des autorisations, de conservation des documents, etc.
5. Conservation et préservation du patrimoine avec le classement de documents : Les archives historiques, les collections muséales et les documents d’une institution muséale constituent le patrimoine culturel et historique de l’institution et de la société en général. Un logiciel de gestion documentaire permet de conserver et de préserver ces informations de manière appropriée, en garantissant leur protection, leur accessibilité et leur transmission aux générations futures.

En somme, un logiciel de gestion documentaire qui peut gérer les archives historiques, les collections muséales et les documents d’une institution muséale offre de nombreux avantages, notamment une conservation intégrée de l’information, une accessibilité et un partage de l’information améliorés, une gestion efficace des ressources, la conformité réglementaire et la conservation du patrimoine. Cela contribue à améliorer la gestion globale et les activités d’une institution muséale, ainsi que la préservation et la valorisation de son patrimoine.