Il est essentiel d'avoir un système de gestion qui puisse gérer à la fois les archives historiques, les collections muséales et les documents d'une institution muséale.
Un système de gestion des collections muséales doit avoir une composante de gestion documentaire importante avec des fonctionnalités avancées pour plusieurs raisons.
Il est essentiel de choisir une équipe expérimentée pour procéder à la migration de données d'un système désuet vers un nouveau système de gestion de l'information et des documents.