Par Eric Caouette, VP développement des affaires de Coginov

Le 8 septembre 2026, le Règlement relatif aux paiements et au règlement rapide des différends en matière de travaux de construction passe à sa deuxième phase. Pour un organisme public qui gère des projets de construction, la question n’est plus de savoir si vos délais de traitement des factures fournisseurs sont raisonnables. La question devient : sont-ils conformes ? Et si un fournisseur conteste, êtes-vous en mesure de démontrer, preuves à l’appui, ce que vous avez fait et quand ? 

C’est un changement de nature, pas juste un changement de rythme. Un délai de paiement, historiquement, c’était une bonne pratique de gestion. Depuis déjà un an, c’est une obligation réglementaire dont le non-respect ouvre la porte à des sanctions financières et à un mécanisme de règlement rapide des différends. Et la responsabilité s’étend progressivement entre 2025 et 2027 — plus les mois passent, plus le périmètre couvert s’élargit, plus l’exposition augmente. 

Le vrai nœud n’est pas juridique, il est opérationnel 

J’ai eu plusieurs conversations avec des responsables financiers d’organismes publics ces derniers mois. Le constat revient systématiquement : le processus de traitement des factures fournisseurs, tel qu’il existe aujourd’hui, n’a pas été conçu pour tenir des délais fermes imposés par des réglementations. 

Regardons un exemple de cheminement typique d’une facture dans un organisme public. Elle arrive — par courriel, par la poste, parfois par un portail fournisseur. Quelqu’un l’ouvre, l’imprime ou la sauvegarde, la classe. Elle est ensuite acheminée au chargé de projet pour vérification de la conformité aux travaux exécutés. Retour vers les finances pour validation du bon de commande, imputation comptable, saisie dans l’ERP. Puis approbation selon la matrice de délégation. Puis paiement. 

Chaque étape est légitime. Aucune n’est absurde. Mais mises bout à bout, avec les allers-retours, les vacances, les factures qui dorment dans une boîte courriel, les pièces jointes manquantes qu’il faut redemander, le délai réel se compte en semaines. Parfois en mois. 

Le règlement, lui, ne se soucie pas de vos vacances. Il fixe des délais, point. 

D’où vient le levier ? 

La tentation naturelle serait d’embaucher. Rajouter du monde aux comptes payables pour absorber la contrainte. Mais dans le contexte budgétaire actuel des organismes publics, ce n’est ni réaliste ni souhaitable. Et surtout, ce n’est pas comme ça que vous récupérez du temps perdu. 

Le temps se perd dans les étapes à faible valeur ajoutée : ressaisir des données qui sont déjà lisibles sur la facture, retrouver le bon de commande associé, faire circuler manuellement le document d’une boîte courriel à une autre, vérifier à l’œil des totaux et des taxes. Ce sont ces étapes qui allongent les délais, pas la vérification opérationnelle par le chargé de projet — qui, elle, apporte une vraie valeur et doit rester. 

C’est exactement le problème sur lequel nous avons travaillé en concevant l’architecture de QoreCapture pour des clients municipaux, gouvernementaux et paragouvernementaux. L’idée n’est pas de remplacer le jugement humain. L’idée est de récupérer du délai dans les étapes où le jugement humain n’apporte rien. 

Concrètement, cela veut dire : capture automatisée de la facture dès son arrivée (courriel, portail, numérisation), extraction cognitive des données pertinentes (fournisseur, numéro de bon de commande, montants, imputations suggérées), rapprochement automatique avec le bon de commande et la réception des travaux, routage vers les bonnes personnes selon des règles configurables, et — c’est le point clé pour le règlement — une piste d’audit complète, horodatée, à chaque étape. 

Sur les dossiers que nous avons menés, les délais de traitement opérationnel ont diminué jusqu’à 90 %. Ce n’est pas une promesse marketing, c’est ce que le temps de cycle mesuré donne quand on retire les tâches de manutention documentaire du chemin critique. 

Ce qui ne fonctionne pas — et il faut le dire 

L’automatisation du traitement des factures n’est pas une baguette magique. Quelques éléments à regarder en face avant de s’engager. 

Premièrement, la qualité des données extraites dépend beaucoup de la qualité des factures reçues. Sur des fournisseurs récurrents avec des formats stables, les taux de reconnaissance sont excellents. Sur des factures manuscrites, des scans de mauvaise qualité, des factures de sous-traitants de sous-traitants au format libre, il faut prévoir une phase de calibration et accepter qu’un certain volume passera par une révision humaine. Ce n’est pas un défaut du système, c’est la réalité du terrain de la construction. 

Deuxièmement, le règlement impose aussi une traçabilité des décisions et des délais. Si vous automatisez sans mettre en place les journaux d’audit correspondants, vous gagnez en vitesse mais vous restez exposé en cas de différend. La conformité et l’efficacité opérationnelle ne se traitent pas séparément — elles doivent être conçues ensemble dès le départ. 

Troisièmement, et c’est le point le plus souvent négligé : le calendrier. Un déploiement propre, avec la connexion à l’ERP, la configuration des règles de délégation, la calibration sur vos fournisseurs réels et la formation des équipes, ce n’est pas une affaire de quelques jours. Si vous attendez l’automne 2026 pour commencer à regarder ça, vous serez en production après l’entrée en vigueur de la deuxième phase. Ce qui vous met, mécaniquement, en situation d’exposition par rapport au règlement. 

Ce qui est faisable d’ici la fin de l’année 2026 

Pour un organisme public qui commence maintenant, la fenêtre est encore raisonnable. Voici comment nous aborderions la chose, en partant de l’expérience des déploiements récents. 

Cartographier d’abord le processus actuel de traitement d’une facture, mesurée bout à bout, avec les délais réels par étape. Beaucoup d’organismes découvrent à ce moment-là où le temps se perd vraiment — et ce n’est presque jamais là où on pensait. 

Identifier les catégories de factures les plus critiques du point de vue du règlement (celles liées aux travaux de construction, avec les seuils et les délais applicables) et concentrer la première phase d’automatisation là-dessus. Le reste peut suivre en deuxième vague. 

Traiter la conformité et l’efficacité comme un seul projet. Les journaux d’audit, la traçabilité des délais, la gestion des exceptions, ce sont les éléments qui vous protègent en cas de différend. Ils doivent être présents dès le premier jour de production, pas ajoutés après coup. 

Choisir un partenaire technologique qui contrôle réellement sa solution et qui peut ajuster le comportement du système à vos règles internes. Un revendeur qui n’a aucun levier sur le produit ne pourra pas vous accompagner quand un cas particulier apparaîtra — et il y en aura. 

Le règlement est une contrainte, mais c’est aussi une occasion de moderniser un processus qui, honnêtement, était mûr pour l’être depuis longtemps dans la plupart des organismes. Les fonds publics ont mieux à faire que de couvrir des pénalités évitables. Travaillons à ce qu’ils servent à ce à quoi ils sont destinés : rendre des services. 

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