Mail2Share est un logiciel compagnon qui permet aux organisations d’accéder directement à SharePoint à partir de la solution Outlook et d’intégrer la gestion des courriels à leur stratégie de gestion documentaire. La mise en place de cet outil conçu pour Outlook est facile et rapide, ce qui limite les coûts liés à la gestion du changement, qui sont souvent élevés dans le cadre de l’implantation de projets de gestion documentaire dans SharePoint. Il facilite l’adoption de SharePoint au sein de l’organisation et permet de collaborer dans un environnement Outlook déjà bien maîtrisé par les utilisateurs.
Module conçu pour Outlook, Mail2Share permet aux organisations d’intégrer facilement la gestion des courriels et des pièces jointes dans leur stratégie de gestion documentaire dans SharePoint.
Intégration complète dans
Depuis qu’ils sont devenus le principal outil de communication d’entreprise, les courriels (et leurs pièces jointes) doivent être transmis afin de faciliter la collaboration et, ainsi, d’augmenter la productivité. La centralisation de l’information dans SharePoint permet aussi de réduire la taille requise des fichiers .pst d’au moins 40 %.
De plus, les organisations ont du mal à gérer les données semi-structurées et non structurées, qui sont en pleine expansion. Dans la plupart d’entre elles, les données non structurées constituent 80 % des données d’entreprise et doublent de volume tous les 12 à 18 mois. Ces données sont composées de divers types de fichiers distincts, dont les courriels, qui comptent pour plus de 50 % de l’ensemble des données.
En tirant parti de la facilité de déploiement et d’utilisation de Mail2Share, les clients retrouvent l’expérience utilisateur à laquelle ils sont habitués dans Outlook. Ils peuvent ainsi naviguer dans SharePoint de façon intuitive, transmettre des documents, collaborer et gérer leurs communications afin d’exploiter le plein potentiel de SharePoint.
Mail2Share peut être déployé sur chaque poste de travail ou de façon centralisée au moyen d’objets de stratégie de groupe, de System Center ou de votre méthode préférée pour déployer un fichier .msi. En utilisant l’outil de gestion centrale, les administrateurs peuvent personnaliser l’expérience utilisateur de chaque groupe. En effet, les différents points d’accès à SharePoint à partir de Mail2Share ainsi que les différentes options de comportement de l’application peuvent être personnalisés pour différents groupes d’utilisateurs.
Contactez-nous pour recevoir des informations sur l’interface de programmation de Mail2Share, qui vous permet non seulement de modifier l’intégration à SharePoint selon vos besoins particuliers, mais aussi de vous connecter à des systèmes tiers tels que des progiciels de gestion intégrés, des outils de gestion de la relation client et des systèmes experts, et ce, toujours à partir de l’interface d’Outlook.
Plusieurs organisations se tournent vers Microsoft SharePoint pour assurer la gestion documentaire, la gestion des processus d’affaires, les communications et la collaboration. L’adoption de SharePoint par les utilisateurs, en raison de la grande richesse des fonctions et de la multitude d’options de cette plateforme, devient souvent un enjeu de taille pour les entreprises.
Mail2Share permet de contourner ce problème en offrant, à partir d’Outlook, un accès centralisé aux informations contenues dans SharePoint. Les utilisateurs peuvent donc tirer pleinement parti de cet outil, sans avoir besoin d’en comprendre toutes les particularités. Mail2Share leur permet de collaborer de façon transparente dans SharePoint et d’accéder à tous les actifs informationnels de l’organisation à partir de l’interface conviviale de Microsoft Outlook.