Assistants virtuels Ultima2 ™

Fonctionnement

Ultima2™ est une plateforme de gestion d’inventaires documentaire et informationnel. Elle permet de gérer autant les objets de notre monde physique (objets, personnes, etc.) que du monde numérique (documents électroniques, processus, etc.). Plus de cinquante inventaires diversifiés ont été développés afin de gérer parfaitement vos documents et informations.

Ultima2™ s’applique tant aux inventaires d’entreprises de toutes natures et de toutes tailles, qu’aux organismes publics et parapublics. Ultima2™ a été implanté avec succès dans plusieurs ministères et organismes, d’établissements d’enseignement, de la santé et des services sociaux, de la sécurité publique et nombreuses municipalités.

Les Assistants virtuels d’Ultima2™ agissent comme des experts en assistant l’utilisateur lors de certaines fonctions; par exemple lors d’une recherche ou d’une opération de classement d’un document dans un dossier. Pour diverses raisons, ces utilisateurs n’ont souvent ni la formation ni l’expérience pour effectuer ces tâches de gestion documentaire. En simulant ainsi un expert, les Assistants virtuels permettent à l’utilisateur d’être plus efficace et dans ses fonctions. Ils réduisent ainsi l’assistance de spécialistes auprès de cet utilisateur, leur permettant par le fait même de concentrer leurs efforts sur les tâches qui leur incombent.

Avantages

• Efficacité administrative engendrée par l’amélioration des interventions liées à la gestion des documents de l’entreprise (accès rapide à votre information stratégique, amélioration des processus de décision et d’affaires);
• Économie de ressources humaines, financières, matérielles et diminution des dépenses (plan et échéancier d’élimination des documents, économies d’espace de bureau et des frais d’entreposage, économies de temps liées au traitement et au repérage des documents);
• Respect des prescriptions légales liées à la conservation des documents et à la protection des renseignements personnels;
• Protection de l’information essentielle et diminution des risques de pertes de documents utilisés par l’entreprise pour réaliser ses activités, protéger ses droits et remplir ses obligations;
• Diminution des difficultés engendrées par la mobilité du personnel ou encore lors de changements structurels (transmission de dossiers, de documents, de données et de connaissances);
• Renforcement de la culture, des valeurs, de l’image et du profil de l’entreprise (tradition, expérience, fiabilité).